Indkøbspolitik
INDKØBSPOLITIK FOR STØVRING GYMNASIUM
Formål
Indkøbspolitikkens formål er, at alle indkøb af varer og tjenesteydelser foretages på de for Støvring Gymnasium mest fordelagtige vilkår hvad angår pris, kvalitet og levering.
Der tages hensyn til principperne om bæredygtig udvikling.
Økonomiske indkøb
Støvring Gymnasium tilstræber at foretage sine indkøb så økonomisk fornuftigt som muligt. Ved større indkøb gennemføres selvstændige udbud på vareområder, hvor der ikke er adgang til centrale indkøbsaftaler.
Der undersøges priser og indhentes som hovedregel skriftligt tilbud på varer og tjenesteydelser mellem 20.000 kr. og 250.000 kr.
Det tilstræbes, så vidt det er muligt, at indhente tilbud fra forskellige leverandører for at sikre konkurrence.
Det er i disse situationer ikke tilladt at oplyse mulig fremtidig leverandør om konkurrentens tilbud. Normalt accepteres det billigste tilbud, hvis ikke der kan argumenteres for, at et andet tilbud er mere fordelagtigt.
Er leverandøren pårørende til en af skolens ansatte, skal dette oplyses til rektor. Lokale leverandører har normalt ingen fortrinsret, men der kan i nogle situationer tages et hensyn til en hurtig og pålidelig service ved leverandører, som er kendt i huset. Hvis det vurderes, at det på den lange bane er økonomisk mest fordelagtigt at benytte en lokal leverandør, vælges dette.
Der holdes løbende øje med priser på de forskellige indkøb, hvad vi tidligere har betalt og hvordan priserne er hos andre leverandører nu.
Faktura skal som hovedregel fremsendes til skolens EAN-nr.
Effektivt indkøb
Støvring Gymnasium tilstræber at foretage sine indkøb så effektivt som muligt, hvor arbejds- og ressourceindsatsen løbende vurderes. Kvittering, attestation og anvisning ifølge Regnskabsinstruksen.
Retningslinjer for rengøring: En medarbejder i rengøringsgruppen står for indkøbene. Godkendes i administrationen.
Retningslinjer for pedel: Pedel sørger for indkøb til drift og laver aftaler med håndværkere. Ved større indkøb og investeringer sker det i samarbejde med vicerektor eller rektor.
Retningslinjer for kantine: En medarbejder i kantinen står for indkøbene. Godkendes af administrationen.
Retningslinjer for lærere: Fagene indgiver løbende ønsker til indkøb/suppleringer/udstyr til vicerektor, som efter vurdering og hensyn til den udmeldte økonomiske ramme indkøber det ønskede (bøger, licenser og lignende) eller giver fagrepræsentanten bemyndigelse til dette (udstyr i naturvidenskab, idræt og kreative fag).
IT-ansvarlig uddannelsesleder indkøber og attesterer for diverse indkøb til skolens it-drift i samarbejde med VIA-medarbejder og administrationen.
Forbrug på pædagogisk værksted (kopiering m.v.) styres ud fra almindelig sund fornuft og sparsommelighed.
Ved løbende gennemgang af regnskab overvåges de enkelte poster i forhold til budget og sker der større afvigelser, tages det op til videre drøftelse og evt. handling på et økonomimøde, hvor vicerektor/rektor deltager.
SKI- aftaler
Staten har indgået aftaler med leverandører inden for en lang række varegrupper (IT, papirvarer, rengøringsmidler, møbler etc.), som indebærer en eller anden form for rabat. Disse aftaler kaldes SKI-aftaler (Statens Koncern Indkøb). Som statslig selvejende institution har gymnasiet mulighed for at tilmelde sig og udnytte disse aftaler. I modsætning til egentlig statslige virksomheder er vi ikke forpligtede til at anvende en leverandør med en SKI-aftale. På Støvring Gymnasium gør vi brug af aftalerne, hvor det passer i forhold til vores overordnede indkøbspolitik.